Alles, was Unternehmen über Hinweisgeberschutz nach HinSchG und LkSG wissen müssen

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Hintergrund und aktueller Stand des Gesetzes

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist ein neues Gesetz, das darauf abzielt, Hinweisgeber, auch bekannt als Whistleblower, effektiv zu schützen und sie dazu zu ermutigen, Missstände in Unternehmen aufzudecken. Es wurde am 2. Juli 2023 in Kraft gesetzt und verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten. Kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben eine Schonfrist bis zum 17. Dezember 2023.

Wer kann als Hinweisgeber gelten?

Das HinSchG schützt eine breite Palette von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen und diese melden. Dazu gehören nicht nur aktuelle und ehemalige Mitarbeiter, sondern auch Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer, Selbstständige, Lieferanten, Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien. Es können auch Personen geschützt werden, die die Hinweisgeber unterstützen oder Gegenstand der Meldung sind.

Welche Verstöße können gemeldet werden?

Das HinSchG umfasst verschiedene Arten von Verstößen im beruflichen Kontext, die gemeldet werden können. Dazu gehören Verstöße gegen Strafvorschriften, Ordnungswidrigkeiten, die mit Bußgeldern bedroht sind und dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder den Rechten von Arbeitnehmern dienen, sowie Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen wurden. Auch Äußerungen von Beamten, die einen Verstoß gegen die Pflicht zur Verfassungstreue darstellen, können gemeldet werden.

Welche Maßnahmen müssen Unternehmen ergreifen?

Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen interne Meldekanäle einrichten, die es den Hinweisgebern ermöglichen, ihre Meldungen mündlich, schriftlich oder persönlich abzugeben. Diese Meldekanäle müssen sicherstellen, dass die Identität der Hinweisgeber und anderer betroffener Personen vertraulich behandelt wird.

Der Bund richtet eine externe Meldestelle ein, ebenso können die Bundesländer externe Meldestellen einrichten, auch die BaFin und das Bundeskartellamt sind externe Meldestellen.

Den Whistleblowern steht es grundsätzlich frei ihre Meldung intern oder extern abzugeben. Gem. § 7 Abs. 1 HinSchG sollten Sie jedoch eine interne Meldestelle bevorzugen. Unternehmen sollten daher die internen Meldekanäle komfortabel und sicher ausgestalten, damit die potenziellen Hinweisgeber sie auch wirklich nutzen.

Kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten können sich Ressourcen teilen und gemeinsame Meldestellen betreiben. Die Pflicht Maßnahmen zu ergreifen, um die gemeldeten Verstöße abzustellen, verbleibt jedoch beim einzelnen Unternehmen. Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten sind von der Pflicht zur Einrichtung interner Meldekanäle befreit, sollten aber dennoch den Schutz von Hinweisgebern gewährleisten.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen das HinSchG?

Das HinSchG sieht Bußgelder vor, wenn Unternehmen ihre Pflicht zur Einrichtung interner Meldekanäle nicht erfüllen oder Repressalien gegen Hinweisgeber ausüben. Gem. § 36 Abs. 2 HinSchG wird vermutet, dass eine erlittene Benachteiligung auf einer Repressalie des Unternehmens beruht. Das Unternehmen muss aufgrund der Beweislastumkehr seine Unschuld beweisen, was im Einzelfall sicher schwierig sein dürfte. Die Höhe der Bußgelder kann bis zu 50.000 Euro betragen. Das Nichteinrichten einer internen Meldestelle wird mit Bußgeld bis zu 20.000 € geahndet. Bei Verstößen gegen das HinSchG kann auch Schadensersatz gefordert werden.

Was müssen Unternehmen beachten?

Bei der Einrichtung und dem Betrieb interner Meldekanäle müssen Unternehmen die Vertraulichkeit der Hinweisgeber und anderer betroffener Personen gewährleisten. Die mit der Betreuung der Meldekanäle beauftragten Personen müssen daher Vertraulichkeitserklärungen abgeben.

Die Meldekanäle sollten verschiedene Kommunikationswege wie mündliche, schriftliche und persönliche Meldungen ermöglichen. Gem. § 16 Abs. 1 HinSchG besteht keine Verpflichtung den Meldekanal so zu gestalten, dass anonyme Meldungen ermöglicht werden. Zu bedenken ist jedoch, dass Unternehmen ein Interesse daran haben sollten, die Meldung intern zu erhalten, damit Sie den Verstoß untersuchen und gegebenenfalls abstellen können. Daher sind Systeme zu bevorzugen, die auch anonyme Meldungen ermöglichen. Unternehmen können auch externe Anbieter oder Ombudspersonen beauftragen, die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen zu übernehmen. Die Letztverantwortung für das Abstellen von Verstößen verbleibt jedoch auch dann beim Unternehmen.

Es ist wichtig, klare Vorgaben für den Umgang mit Meldungen von Hinweisgebern zu erstellen und sicherzustellen, dass die Meldestellen mit den Regelungen des HinSchG im Einklang stehen. Hier ist eine interne Richtlinie zu entwickeln und Meldewege und Verantwortlichkeit festzulegen. Die gesetzliche Frist für die Eingangsbestätigung eines Hinweises und die Bearbeitung von Hinweisen sind mit 7 Tagen bzw. 3 Monaten knapp. Unternehmen mit Betriebsräten müssen deren Mitbestimmungsrechte bei der Ausgestaltung des Hinweisgebersystems beachten und gegebenenfalls eine Betriebsvereinbarung abschließen.

Fachkunde der internen Meldestelle

Die interne Meldestelle ist gem. § 15 Abs. 1 HinSchG von einer fachkundigen Person zu betreuen. Wenn im Unternehmen keine Compliance Abteilung besteht, sind Personen auf diese zusätzlichen Aufgaben vorzubereiten. Hier bieten wir vom WIRTSCHAFTScampus Dr. Peemöller GmbH mit den Compliance Fernlehrgängen gezielt Unterstützung an. Mit dem Zertifikat zum Certified Compliance Officer weist der Arbeitnehmer und das Unternehmen die erforderlichen Kenntnisse und die Fachkunde nach. Der Geschäftsführer oder der Personalverantwortliche können aufgrund bestehender Interessenkonflikte nicht „unabhängig“ i. S. d. HinSchG agieren und sind daher nicht geeignet die Meldestelle zu betreuen.

Supply Chain Due Diligence Act: Was müssen Unternehmen beachten?

Neben dem Hinweisgeberschutzgesetz müssen Unternehmen auch den Supply Chain Due Diligence Act (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) seit 01.01.2023 beachten. Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen ab einer bestimmten Größe, ihre Lieferketten auf Menschenrechtsverletzungen und Umweltverstöße zu überprüfen. Unternehmen müssen geeignete Maßnahmen ergreifen, um Risiken zu identifizieren, zu minimieren und zu verhindern.

Die Einhaltung des LkSG (Supply Chain Due Diligence Act) erfordert eine umfassende Analyse der Lieferkette, die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Implementierung von Kontrollmechanismen. Unternehmen sollten eine klare Lieferkettenstrategie entwickeln, die den Schutz von Menschenrechten und Umweltstandards gewährleistet.

Da auch das LkSG gem. § 8 LkSG die Einrichtung eines Meldekanals erfordert, um Personen ein Beschwerdeverfahren gegen menschenrechtliche oder umweltbezogene Pflichten zu ermöglichen, sollte das Unternehmen versuchen ein Meldesystem zu entwickeln, das beide Anforderungen erfüllt. Dies könnte durch geringfügige Erweiterungen gelingen.

 

Meldesystem nach HinSchG und LkSG(Abbildung)
(c) 2023 WIRTSCHAFTScampus Dr. Peemöller

 

 

Fazit: Hinweisgeberschutzgesetz und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sind wichtige Gesetze, die Unternehmen dazu verpflichten, Hinweisgeber zu schützen und ihre Lieferketten auf Menschenrechtsverletzungen und Umweltverstöße zu überprüfen. Unternehmen müssen sich mit den Anforderungen dieser Gesetze auseinandersetzen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Die Schaffung sicherer Meldekanäle und die Implementierung effektiver Lieferkettenkontrollen sind entscheidend, um den Schutz von Hinweisgebern und die Einhaltung von Menschenrechts- und Umweltstandards zu gewährleisten.

 

Der WIRTSCHAFTScampus unterstützt Sie beim Erwerb der notwendigen Fachkunde in Compliance und Betreuung von Meldesystemen mit seinen Weiterbildungsangeboten:

Quellen:
HinSchG, LkSG, copy.ai

ESG-Compliance: Warum eine Weiterbildung in diesem Bereich für Unternehmen und Karrierechancen wichtig ist

ESG-Compliance: Warum eine Weiterbildung in diesem Bereich für Unternehmen und Karrierechancen wichtig ist

ESG-Compliance – diese drei Buchstaben stehen für Environmental, Social und Governance. Sie beschreiben Faktoren, die für Unternehmen immer wichtiger werden. Denn sie signalisieren, wie ein Unternehmen mit Umwelt- und Sozialfragen umgeht und wie es sich in der Gesellschaft verhält. Gleichzeitig sind sie ein wichtiger Indikator für die Qualität der Unternehmensführung. Doch was bedeutet das konkret? Und warum ist eine Weiterbildung in diesem Bereich sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter sinnvoll?

 

Was ist ESG-Compliance?

ESG-Compliance umfasst eine Vielzahl von Themen, die für Unternehmen relevant sind. Umweltaspekte wie Klimawandel, Energie- und Ressourcenverbrauch, aber auch die Einhaltung von Umweltgesetzen und -verordnungen spielen eine Rolle. Auch soziale Aspekte wie Arbeitsbedingungen, Menschenrechte und die Einhaltung von Arbeitsschutzstandards sind Teil von ESG-Compliance. Derzeit ist hier insbesondere an das LkSG (Lieferkettensorfaltspflichtengesetz) zu denken. Schließlich geht es auch um Fragen der Unternehmensführung wie Transparenz, Korruptionsbekämpfung und Risikomanagement.

 

Warum ist ESG-Compliance wichtig für Unternehmen?

Es gibt mehrere Gründe, warum ESG-Compliance für Unternehmen immer wichtiger wird. Zum einen gibt es gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen dazu verpflichten, sich mit diesen Themen auseinanderzusetzen. So müssen börsennotierte Unternehmen in vielen Ländern über ihre Nachhaltigkeitsleistungen berichten.

Bei uns in Deutschland sind diese Regelungen derzeit in § 289b HGB für große, kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften mit mehr als 500 Arbeitnehmern geregelt.

Die EU verfolgt mit der CSRD-Richtlinie (Corporate Sustainability Reporting Directive) ein Stufenkonzept. Die Berichtsdaten sollen erweitert und vergleichbar werden. Hierzu werden derzeit ESRS (European Sustainability Reporting Standards) entwickelt. Immer mehr Unternehmen werden dann das neue Berichtsformat erfüllen müssen. Am 01.01.2024 werden die o. g. großen kapitalmarktorientierten Unternehmen erheblich erweiterte Berichtspflichten treffen.

Am 01.01.2025 werden große Unternehmen, die derzeit nicht der NFRD (Non-Financial-Reporting Directive) unterliegen, berichtspflichtig, wenn sie 2 der 3 Merkmale erfüllen:

  • Umsatz > 40 Mio. €
  • Bilanzsumme > 20 Mio. €
  • Mitarbeiteranzahl > 250

Am 01.01.2026 werden börsennotierte KMU sowie kleine und nicht komplexe Kreditinstitute und kleine Versicherungsunternehmen erfasst.

Am 01.01.2028 werden nicht-EU-Unternehmen erfasst, die folgende Merkmale erfüllen:

  • Umsatz in der EU > 150 Mio. €
  • Mind. 1 Tochtergesellschaft oder eine Zweigniederlassung in der EU

Es gibt auch immer mehr Investoren, die bei der Auswahl von Unternehmen neben finanziellen Kriterien ESG-Aspekte berücksichtigen. Unternehmen, die hier gut abschneiden, haben dadurch einen Wettbewerbsvorteil.

Aber auch abseits von gesetzlichen Vorgaben und Investoreninteressen gibt es gute Gründe, sich mit ESG-Compliance auseinanderzusetzen. Zum einen können Unternehmen durch eine verantwortungsvolle Unternehmensführung langfristig Kosten sparen und Risiken minimieren. So können beispielsweise effiziente Energie- und Ressourcenverbrauch zu Einsparungen führen. Auch kann ein gutes Arbeitsklima dazu beitragen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivierter und produktiver arbeiten. Schließlich kann ein verantwortungsvolles Risikomanagement dazu beitragen, dass Unternehmen besser auf unvorhergesehene Ereignisse wie Naturkatastrophen oder politische Krisen reagieren können.

 

Warum ist eine Weiterbildung in ESG-Compliance sinnvoll?

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spielen eine wichtige Rolle bei der Schaffung einer ESG-Kultur, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Sie sind auch dafür verantwortlich, dass die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens korrekt befolgt werden, was bedeutet, dass sie darüber informiert werden müssen, wie diese Systeme zusammen mit anderen Aspekten der Unternehmensführung wie Risikomanagement oder Finanzberichterstattung funktionieren.

Eine Weiterbildung in ESG-Compliance kann daher sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Vorteil sein. Zum einen können Unternehmen durch eine gezielte Weiterbildung sicherstellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind und gesetzliche Vorgaben erfüllen. Auch können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so besser für die Herausforderungen sensibilisiert werden und lernen, wie sie diese im Arbeitsalltag umsetzen können.

Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann eine Weiterbildung in ESG-Compliance auch Karrierechancen eröffnen. Denn Unternehmen suchen zunehmend nach Mitarbeitern, die sich mit diesen Themen auskennen und sie im Unternehmen umsetzen können. Eine Weiterbildung kann also dazu beitragen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich für interessante Positionen qualifizieren.

Nach einer Studie der Horvath AG unter 80 CFOs aus Unternehmen mit i. d. R. über 1.000 Arbeitnehmern und 250 Mio. € Umsatz ist der Bedarf an ESG-Managern groß.

Jeder vierte CFO sieht die Nachhaltigkeitsziele für 2023 als unerfüllbar an. Nachhaltigkeitsziele zu erreichen wird mit 88 % als bedeutenste Herausforderung noch vor Fachkräftemangel und Cyber-Risiken genannt, doch aufgrund des Personalmangels und der hohen Arbeitsbelastung der Mitarbeiter sind die CFOs pessimistisch die Vorgaben im ESG Bereich zu erreichen:

  • 25 % der CFOs sehen sich außerstande Nachhaltigkeit in die Geschäftsstrategie zu integrieren.
  • 83 % gehen von einer Verschärfung des Problems und Belastung des Tagesgeschäfts aus.
  • 59 % gehen davon aus auch in den nächsten Monaten die Kapazitätsprobleme nicht lösen zu können.

 

Häufige Fehler bei der ESG-Compliance

ESG-Compliance ist keine Einheitslösung. Es erfordert ein Verständnis für die Ziele, Werte und Kultur Ihres Unternehmens, um effektiv implementiert zu werden. Es gibt viele häufige Fehler, die zu ineffektiven Schulungsprogrammen für Mitarbeiter führen können:

  • Unzureichende Schulung – Wenn Sie nicht genügend Schulungen oder Ressourcen für Mitarbeiter zu ESG-Themen bereitstellen, verstehen sie möglicherweise nicht, welche Verantwortlichkeiten sie haben oder wie sie zu den Nachhaltigkeitsbemühungen des Unternehmens beitragen können.
  • Schlechte Kommunikation – Wenn Sie nicht klar kommunizieren, was ESG für Ihre Organisation bedeutet und warum es wichtig ist, werden Mitarbeiter weniger wahrscheinlich Maßnahmen zu diesen Themen ergreifen, weil ihnen ihre Rolle in Nachhaltigkeitsbemühungen nicht bewusst ist.
  • Mangelnde Einbindung – Ohne Unterstützung von Top-Führungskräften (und manchmal auch von mittleren Managern) ist es schwierig, ein Mitarbeiterbildungsprogramm für ESG-Compliance-Initiativen wie Berichtspflichten nach dem LkSG oder Reduzierung von Kohlenstoffemissionen zu entwickeln.

 

Wie kann eine Weiterbildung in ESG-Compliance aussehen?

Eine Weiterbildung in ESG-Compliance kann auf verschiedene Weise stattfinden. Zum einen gibt es spezielle Weiterbildungen, die sich ausschließlich mit diesen Themen befassen. Hier können wir auf die Ausbildung zum Certified ESG Compliance Officer verweisen. Unternehmen können auch eigene Schulungen anbieten, um ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten.

 

Fazit

ESG-Compliance wird für Unternehmen immer wichtiger. Gesetzliche Vorgaben und Investoreninteressen erfordern, dass Unternehmen sich mit diesen Themen auseinandersetzen. Gleichzeitig ergeben sich aber auch Chancen, wie beispielsweise Einsparungen und ein besseres Risikomanagement. Eine gezielte Weiterbildung in ESG-Compliance kann Unternehmen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gleichermaßen Vorteile bringen. Unternehmen können sicherstellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind, und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich für interessante Positionen qualifizieren.

 

Quellen:

Chatsonic, Copy.ai

Horváth-Studie – CFO-Studie: Jeder vierte Finanzvorstand sieht Nachhaltigkeitsziele für 2023 als unerfüllbar an, www.horvath-partners.com

Neuer Impuls durch § 38 EGAO für Tax Compliance Systeme oder lame duck?

Neuer Impuls durch § 38 EGAO für Tax Compliance Systeme oder lame duck?

Bürokratiemonster oder lohnende Investion?

In der aktuellen Situation, in der sich Unternehmen im Dauerkrisenmodus durch Pandemie, Energiekrise aufgrund Russland-Ukraine Krieg und Handelskonflikt zwischen USA und China befinden und mit Preisdruck, Fachkräftemangel und schwierigem Umfeld bei notwendigen Investitionen kämpfen, soll der Frage nachgegangen werden, ob man sich gerade jetzt mit dem Thema Tax Compliance erstmals oder erneut beschäftigen sollte.

Unter Tax-Compliance wird die Einrichtung und Pflege eines Systems zur vollständigen und fristgerechten Erfüllung steuerlicher Pflichten in allen Staaten der unternehmerischen Tätigkeit unter Berücksichtigung der unternehmenseigenen Steuerstrategie verstanden.

Aktuell schätzt die Mehrheit der Unternehmen den Reifegrad ihres Tax CMS mit maximal 50% ein und nur 13% haben ein Tax CMS Projekt abgeschlossen. Dies geht aus einer Studie zum Stand der Implementierung von Tax CMS von pwc vom Januar 2020 hervor.

Motive für Tax CMS

Doch was sind die Beweggründe der Unternehmen, die ein Tax CMS-Projekt gestartet haben?

Hauptmotivation ist die Vermeidung der Haftung der Geschäftsleitung, daneben wurden in der o.g. Studie von pwc auch die Sicherstellung der Tax Compliance, Haftungsvermeidung für Mitarbeiter und Verbesserung der bestehenden Prozesse genannt. Weitere interessante Ergebnisse dieser Studie sind daher, dass nur rund ein Drittel der Unternehmen die Ergebnisse der eigenen Risikoidentifizierung für gut geeignet hält, um angemessene präventive Maßnahmen festzulegen. Auch überraschend ist, dass etwa bei einem Drittel der Unternehmen die laufende Verbesserung des Tax CMS nicht sichergestellt ist und nur ein Drittel der Unternehmen systematisch Wirksamkeitstests durchführt.

Für juristische Personen des öffentlichen Rechts geriet das Thema Tax CMS oft erst durch die geplante und wieder verschobene Einführung des § 2b UStG erstmals in den Fokus.

Für viele andere Unternehmen war dagegen der Anwendungserlass zu § 153 AO vom Mai 2016 der Anlass, sich erstmals mit dem Thema „Tax Compliance“ zu befassen. Das BMF wies damals daraufhin, dass „ein eingerichtetes innerbetriebliches Kontrollsystem, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, gegebenenfalls ein Indiz darstellen kann, das gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit sprechen kann.“ Die konkrete Ausgestaltung des Tax CMS blieb zunächst offen. Die Einrichtung eines Tax CMS erschien nun jedoch als praktikables Instrument um eine Enthaftung der Geschäftsleitung zu bewirken.

Aufgrund des Praxishinweis 1/2016 des IDW sind inzwischen jedoch Leitlinien für die Ausgestaltung von Tax CMS vorhanden. Auch der im September 2022 aktualisierte Prüfungsstandard IDW PS 980 macht nochmals deutlich, dass das Tax CMS angemessen und wirksam sein muss.

Um ein angemessenes Tax CMS installieren zu können, ist aber das Beurteilen der Risiken im eigenen Unternehmen eine Grundvoraussetzung. Auch der BGH hat in dem viel beachteten Urteil vom 9. Mai 2017 – 1StR 265/16 deutlich gemacht, dass ein „effizientes“ Compliance-Management eine bußgeldmindernde Wirkung entfalten kann.

Wenn also die Hauptmotivation der Unternehmen in einer Haftungsvermeidung für die Unternehmensleitung besteht, dann darf das Tax CMS keine Feigenblattfunktion einnehmen. Vielmehr sollte wirklich ein passgenaues, schlankes System im Unternehmen durch einen (Tax) Compliance Officer entwickelt werden. Diese Lösung verursacht angemessene Kosten und möglichst wenig Bürokratie. Die Entwicklung des Tax CMS kann im besten Fall sogar zu einer Optimierung der Steuerprozesse im Unternehmen führen, was eine Entlastung der Steuerfunktion und freie Kapazitäten für weitere Aufgaben bedeutet. Das Entwickeln eines Tax CMS, das am Bedarf des Unternehmens vorbeigeht, d.h. wesentliche Risiken nicht erkennt, sich nicht weiterentwickelt oder nicht zur Anwendung kommt, kann dagegen Compliance Verstöße nicht verhindern und auch keine Haftungsvermeidung bewirken.

Prüfung des Tax CMS

Ob das Tax CMS geprüft sein muss und durch wen diese Prüfung erfolgen kann, ist in einem weiteren Schritt zu überlegen.

Die Prüfung durch Wirtschaftsprüfer nach IDW PS 980 verursacht Kosten und stellt leider keine rechtssichere Garantie dafür dar, dass straf- oder bußgeldrechtliche Vorwürfe gegen die Geschäftsführung erhoben werden. Allerdings sinkt bereits durch die Implementierung eines Tax CMS das Risiko den Tatbestand der Steuerhinterziehung im Unternehmen zu verwirklichen. Das allein stellt somit schon eine lohnende Investition dar. Eine Prüfung des Tax CMS reduziert dieses Risiko nochmals signifikant. Aber wie lange hält dieser Effekt?

Wer die Entwicklung der Steuergesetzgebung in den letzten Jahren mitverfolgt hat, kann beobachten wie mindestens im Halbjahrestakt Änderungen umzusetzen sind oder neue Berichtspflichten einzuführen sind. Ein einmal geprüfter status quo, kann also auch keine dauerhafte Sicherheit vermitteln, dass geht nur über ein gelebtes CMS. Das Tax CMS ist wie das CMS selbst ein System, das überwacht und verbessert werden muss.

Neben den bereits aufgeführten guten Gründen sich nun ernsthaft mit dem TAX CMS zu beschäftigen, kommt seit dem 1.1.2023 ein weiterer Anreiz hinzu. Nachdem zunächst in Bayern im Februar 2022 ein Pilotprojekt mit zwei bayerischen Unternehmen zur Beschleunigung von Betriebsprüfungen unter Einbeziehung des Tax CMS gestartet hatte, wurde noch im Dezember 2022 das EGAO erweitert. Der neue § 38 des Art 97 EGAO enthält eine bis 30. Juni 2029 befristete Regelung zur Prüfungserleichterung in kommenden Betriebsprüfungen:

„Soweit im Rahmen einer Außenprüfung eines Steuerpflichtigen die Wirksamkeit eines von ihm eingesetzten Steuerkontrollsystems hinsichtlich der erfassten Steuerarten oder Sachverhalte überprüft wurde und kein oder nur ein unbeachtliches steuerliches Risiko besteht, kann die Finanzbehörde auf Antrag Beschränkungen von Art und Umfang der Ermittlungen unter der Voraussetzung verbindlich zusagen, dass keine Änderungen der Verhältnisse eintreten.“

Hier zeigt sich nochmals, dass nur ein wirksames System zu Vorteilen führt.

Die Antwort auf die eingangs gestellte Frage, sollte man sich gerade jetzt mit dem TAX CMS beschäftigen, kann daher nur lauten: ja und das bleibt auch weiterhin so.  Nur die regelmäßige Fortentwicklung des Systems sichert einen nachhaltigen Schutz vor non-compliance und Haftung.

Wenn Sie sich die notwendigen Kenntnisse zur Entwicklung eines Tax Compliance Systems aneignen wollen, können Sie mit dem Fernlehrgang zum Tax Compliance Officer jetzt sofort durchstarten:

Certified Tax Compliance Officer – Fernstudium

 

Export Compliance – Safe Haven für Vorstände und Unternehmen?!

Unternehmen jeder Größe, die in einem globalen Umfeld agieren, bewegen sich auf „rechtlich“ gefährlichem Terrain. Dies gilt bekanntermaßen für die Rüstungsindustrie, aber auch alle anderen Branchen sind betroffen, die Produkte im Umfeld von sog. Dual-Use-Gütern herstellen und/oder mit diesen handeln. Dual-Use-Güter definieren sich als Waren mit einem (möglichen) doppelten Verwendungszweck.

Diese Waren können entweder im zivilen Einsatz aber auch im militärischen Umfeld genutzt werden. Beispiele hier sind hier vor allem die Luftfahrtelektronik, Schiffstechnik und besondere Werkstoffe. Hintergrund ist, dass im ersten Moment harmlose Dinge und Substanzen möglicherweise missbräuchlich verwendet werden. Ein besonderes und ungewöhnliches Beispiel für einen doppelten Verwendungszweck ist eine Lippenstifthülse aus Aluminium. Denn aus den einfachen Aluminiumhülsen können nicht nur Lippenstifthülsen, sondern auch Hülsen für Gewehr- und Pistolenpatronen hergestellt werden.

Deshalb zählen diese zu den genehmigungspflichtigen Waren und müssen von der zuständigen Behörde, dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) überwacht werden. Anhand von zwei drastischen Beispielen soll dies kurz verdeutlicht werden:

Der Geschäftsführer eines Werkzeugmaschinenherstellers verkaufte Werkzeugmaschinen über zwei Jahre für ca. 8 Millionen € an russische Unternehmen. Der Verkauf sowie die Lieferung, Verbringung und Ausfuhr sog. Dual-Use-Güter an militärische Endnutzer ist nach den Vorschriften des Russlandembargos seit 2014 verboten. Zu beachten ist, dass die bloße Möglichkeit einer militärischen Zweckbestimmung genügt, um den Straftatbestand des § 18 Abs. 7 AWG zu erfüllen. So sieht sich der Unternehmer nun mit dem Vorwurf konfrontiert, er habe mit Geheimdiensten kooperiert und sei aufgrund der Lieferung in die Beschaffungsstruktur fremder Nachrichtendienste eingebunden (vgl. BGH-Beschluss vom 31. August 2020-AK 20/20).

In einem anderen Fall wurde ein Unternehmer zu sieben Jahren Haft verurteilt, weil er die Chemikalie Decaboran, die zur Herstellung von Raketenantrieb- und Sprengstoff benötigt wird, illegal nach Russland transportiert hatte. Das Gericht ordnete die Einziehung der Taterträge gem. § 20 AWG in Höhe von 1.5 Millionen € an. (vgl. OLG Hamburg Urteil vom 9.1.2020 – 8 St 3/19).

Beide Fälle zeigen die Bedeutung eines Export Compliance Systems als Schutz für die Geschäftsleitung, aber auch als Schutz für das Unternehmen. Noch vor Vertragsabschluss ist systematisch zu prüfen

  • ob Waren gelistet sind
  • ob der Kunde beliefert werden darf
  • zu welchem Zweck die Waren verwendet werden sollen
  • ob in das Land geliefert werden darf.

 

Der Export Compliance Officer

Diese Aufgaben systematisch zu koordinieren und ein Export Compliance System aufzubauen, das in das Compliance System des Unternehmens integriert ist, sollte von einem Export Compliance Officer übernommen werden.

Zu beachten ist hierbei, dass auch eine Sanktionslistenprüfung kein einmaliger Vorgang ist. Die USA, die EU, die UN und Länder wie Kanada, Australien oder Japan geben Sanktionslisten heraus, die zum Teil bis zu 300-mal im Jahr Updates erhalten. Hier ist also nicht nur die neue EU-Dual-Use Verordnung zu berücksichtigen.

Der Export bzw. Trade Compliance Officer muss die Screenings so organisieren, dass während des gesamten Zeitraums der Zusammenarbeit mit einem Geschäftspartner (von der Geschäftsanbahnung bzw. Ausschreibung bis zur Auslieferung der Ware) sichergestellt ist, dass der Geschäftspartner nicht gelistet ist.

Der BGH hat in einem Urteil vom 9.5.2017 (1StR 256/16), das im Zusammenhang mit Bestechungsvorwürfen bei einem Rüstungsgeschäft mit Griechenland ergangen war, erstmals betont, dass bei der Höhe der Geldbuße gem. § 30 OWiG ein effizientes Compliance Management System strafmildernd zu berücksichtigen ist. Das Compliance Management System kann jedoch nur berücksichtigt werden, wenn es auf die Vermeidung von Rechtsverstößen ausgelegt ist, laufend optimiert wird und interne Abläufe so gestaltet sind, dass Normverletzungen deutlich erschwert werden.

Auch für den Bereich Export ist damit klargestellt, dass nur mit einem effizienten Export Compliance System, das auf aktueller Rechtslage basiert, im Falle von eingetretenen Rechtsverstößen mit Strafmilderung gerechnet werden kann.

 

Weiterbildung Export Compliance

Aktuell und praxisorientiert bietet der Wirtschaftscampus die Ausbildung zum Export Compliance Officer an.

Der Certified Export Compliance Officer übernimmt die gesamte Verantwortung für die Organisation und die Umsetzung aller notwendigen Aufgaben und Maßnahmen im Bereich der Exportkontrolle. Darüber hinaus überwacht er die Einhaltung dieser Anforderungen sowie Durchführung aller Exportgeschäfte des Unternehmens.

Schwerpunkte des Zertifizierungs-Lehrgangs sind u.a.:

  • Grundlagen der Export Compliance
  • Genehmigungspflichten und Ausfuhrverfahren
  • Ausgestaltung eines Export-Compliance-Systems (ECS)
  • Technologietransfer und US-Exportkontrollrecht (EAR)
  • Strafrechtliche Risiken, Lieferkettengesetz und US-Exportkontrollrecht (ITAR)

Alle Informationen zu dieser neuen Weiterbildung und zu allen anderen Compliance-Weiterbildungen des Wirtschaftscampus finden Sie hier:

https://www.wirtschaftscampus.de/lehrgaenge/compliance-officer/certified-export-compliance-officer